Seasonal Booking Workflow
Un flujo de reservas pensado para la temporada alta de tartas y mesas dulces.
El punto de partida
Durante los meses de mayor demanda, las fechas de entrega se superponían y el equipo perdía horas respondiendo consultas sobre disponibilidad. El problema no era la calidad de las tartas, sino la forma en que se organizaban los pedidos: cada cliente escribía por WhatsApp, esperaba una respuesta manual y recién ahí confirmaba su fecha.
Decidimos ordenar el proceso antes de que empezara la temporada de bodas y eventos. La meta era simple: que una persona pudiera saber en minutos si su fecha estaba libre, sin depender de una llamada o de un mensaje a destiempo.
Lo que cambió
Armamos un calendario compartido con bloques de tiempo por tipo de encargo: tartas personalizadas, mesas dulces y cursos. Cada bloque tiene una capacidad máxima y un tiempo estimado de preparación, así el taller nunca acepta más de lo que puede producir sin apuros.
El flujo quedó así: el cliente elige su fecha, ve si está disponible y deja un adelanto de confirmación. El equipo recibe la solicitud con todos los datos ordenados y puede preparar la lista de ingredientes con anticipación. Las fechas que quedan libres se liberan automáticamente, y las que se confirman bloquean el espacio en el calendario.
El resultado se nota en la operación diaria: menos mensajes cruzados, menos errores de agenda y más tiempo para dedicarle a la decoración de cada pedido. Para quienes quieren ver cómo encaramos un proceso similar desde el inicio, el caso del portal de clientes muestra la otra parte del sistema. Y si preferís ver el conjunto de trabajos, la galería de proyectos reúne las distintas piezas del taller.